Разработка организационно-регламетной базы по управлению программами НИОКР в Минздравсоцразвития России

Одним из направлений расходования средств Минздравсоцразвития России являются средства по бюджетной классификации 055/10/05/081000/196 (Социальная политика), которые расходуются на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР). Управление программами НИОКР является одним из процессов в Минздравсоцразвития России, требующим оперативного управления.

Управление программами НИОКР имеет следующие признаки управления проектом:

• деятельность направлена на создание уникального результата;
• деятельность ограничена по срокам (согласно календарному плану работ);
• последовательная реализация работ (можно выделить общие этапы инициации, планирования, реализации и завершения);
• деятельность ограничена по ресурсам (финансовым и людским);
• требуется назначение руководителя для целей планирования, организации, координации ограниченной по времени деятельности;
• значительная длительность (более 2 недель – 1 месяца);
• задачи можно детализировать и объединить в управляемые блоки (например, разделить по этапам);
• деятельность завершается достижением конкретного результата;
• требуется работа с подрядчиками – исполнителями по НИОКР;
• сотрудники, выполняющие задачи, могут быть объединены во временную команду для лучшей управляемости;
• требуется формирование календарно-сетевого графика для целей контроля своевременного исполнения вех по программам НИОКР;
• требуется управление ресурсами (людскими, материальными);
• требуется управление качеством НИКР (сбор требований к качеству, проверки качества продуктов и процесса управления программами НИОКР, организация процедуры приемки результатов и т.д.);
• требуется управление изменениями (содержанием), т.е. контроль объемов работ по программами НИОКР и согласование изменений с руководством;
• результаты работы имеют значение как полезный опыт для других программ НИОКР.

Для формализации процесса управления программами НИОКР могут быть использованы методы и технологии управления проектами.

По результатам исследований, выполненных в рамках ФЦП «Электронная Россия» (2002 – 2005 г.г.), было предложено использовать реинжиниринг (описание процессов «как есть», улучшение процессов, описание «как должно быть») для формирования общей модели управления программами НИОКР в органах государственной власти.

Цели и задачи создания и использования модели управления программами НИОКР для Минздравсоцразвития России:

• описание процесса для улучшения его понимания участниками процесса;
• с точки зрения мероприятий второго этапа административной реформы описание административных процессов для создания административного регламента. Мероприятия ФЦП «Электронная Россия» требуют описания процессов для их последующей автоматизации;
• повышение эффективности исполнения процесса управления программами НИОКР через закрепление ответственности за конкретными участниками процесса;
• постановка задач для информационно-технологических решений в рамках подготовки создания электронных административных регламентов.

Модель управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России можно представить в виде следующих компонентов:

1. Обеспечивающие задачи управления:

• Организационная составляющая.
• Методическая основа.
• Средства управления.
• Организационно-регламентная база направления управления программой.

2. Функциональные задачи управления – инициация программ НИОКР, формирование плана программ НИОКР, мониторинг и контроль хода выполнения программ НИОКР, закрытие программ НИОКР.

Описание процесса управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России было выполнено в соответствии с Положением об организации работ по формированию и выполнению плана научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ по заказам Минздравсоцразвития России в социально-трудовой сфере, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 171.

Описание процесса управления программами НИОКР обеспечивает выполнение отдельных этапов управления программами НИОКР: процесс формирования Предложений Департаментами в план НИОКР, процесс формирования плана НИОКР и группировка НИОКР в программы, процесс формирования конкурсных лотов, процесс подготовки конкурсной документации, процесс подготовки и проведения конкурса, процесс заключения государственного контракта, процесс приемки окончательных результатов НИОКР.

При описании процесса управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России были использованы классификации по Департаментам (заказчикам НИОКР), по тематике лотов, по тендерам. По перечисленным критериям классификации НИОКР были объединены в программы НИОКР.

Каждому участнику в процессе управления программами НИОКР была назначена роль. Роль определяет функции участника в процессе управления программой НИОКР. В зависимости от роли каждый участник программы НИОКР имеет разные уровни ответственности и полномочия в принятии решений. Для каждой роли был определен перечень возможных исполнителей (их должности или подразделение Минздравсоцразвития России). Один специалист мог исполнять несколько ролей.

В процессе управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России были выделены следующие роли (таблица 1):

Таблица 1. Роли в процессе управления программами НИОКР

Общая модель процесса управления программами НИОКР описывает следующие этапы (рисунок 1):

• Формирование предложений Департаментами в план НИОКР.
• Формирование плана программ НИОКР на следующий отчетный период (год).
• Подготовка проекта конкурсной документации, подготовка описаний лотов Заказчиками. Для данного этапа отдельно было сформировано описание процесса «Формирование конкурсных лотов».
• Подготовка конкурсной документации.
• Проведение конкурса. Для данного этапа отдельно было сформировано описание процесса  «Подготовка и проведение конкурса».
• Заключение контрактов. Для этапа было отдельно сформировано описание процесса  «Заключение государственного контракта».
• Сопровождение заключения контрактов.
• Процедура приемки работ по проектам. Для этого этапа было отдельно сформировано описание процесса «Приемка окончательных результатов проекта».
• Анализ выполнения плана и результатов работ.

Приведенное выше графическое описание процесса иллюстрирует общий подход к описанию различных процессов управления в Минздравсоцразвития России. Применяя методы и инструменты моделирования процессов управления, можно формализовать и оптимизировать ключевые, наиболее значимые процессы организации.

Формализованное описание процессов и использование средств моделирования позволило наблюдать за процессами и управлять ими в режиме реального времени, то есть, обнаруживать тенденции и изменения и оперативно реагировать на них. Система реагирования на изменения в процессах была построена с использованием специализированных программно-аппаратных комплексов – информационных систем управления.

Описание процессов и работа с процессами в информационной системе управления позволила:

• автоматически передавать знания в процессе;
• быстро перенастраивать процесс;
• непрерывно передавать знания от одного сотрудника к другому;
• обеспечить взаимозаменяемость исполнителей;
• обучать новых сотрудников;
• контролировать процесс управления;
• автоматически информировать руководство о ходе и результатах процесса;
• обеспечить регулярный мониторинг процесса руководством.

Функции участников процесса управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России

Руководитель имеет возможность контролировать процесс управления программами НИОКР в целом:

• Получать сводную информацию о ходе выполнения работ каждого НИОКР и по всему процессу в совокупности.
• Своевременно получать информацию о критических отклонениях по срокам и другим параметрам работ в процессе управления НИОКР.
• Рассматривать сводную отчетность по программам НИОКР в разрезе Департаментов Минздравсоцразвития России.
• Принимать решения об изменениях в ходе выполнения работ по НИОКР;
• Отслеживать финансовые потоки по программам НИОКР.
• Получать отчетность  и документы по управлению программами НИОКР.
• Утверждать список Предложений в план НИОКР и поступивших Описаний лотов от Департаментов.

Ответственный исполнитель выполняет следующие функции:

• Контроль хода выполнения плана НИОКР с разбивкой по программам.
• Анализ сводной информации по программам НИОКР.
• Формирование сводного плана программ НИОКР Минздравсоцразвития России на отчетный период (год).
• Внесение информации по НИОКР в информационную систему управления.
• Планирование и координация расходного бюджета программ НИОКР.
• Постановка задач для Исполнителей по плану НИОКР с использованием информационной системы управления.
• Контроль ход выполнения сводного плана программ НИОКР.
• Отчетность перед Руководителем о ходе выполнения программ НИОКР.
• Контроль архивирования конкурсной  и другой документации по НИОКР.
• Контроль актуальности списка Описаний лотов в соответствии с датами подачи заявок в план НИОКР.
• Просмотр документации по окончательным результатам работ по НИОКР.

В ходе реализации программ НИОКР Исполнитель:

• Регулярно обновляет информацию о ходе выполнения задач по НИОКР.
• Регулярно проверяет персональные разделы информационной системы на предмет появления новых задач и запросов.
• Формирует первоначальный вариант Предложения в план НИОКР.
• Передает на рассмотрение Руководителю и Ответственному исполнителю оформленные Предложения в план НИОКР.
• Осуществляет анализ документации по окончательным результатам работ по НИОКР.

В результате выполненного описания процесса управления программами НИОКР в Минздравсоцразвития России и создания информационной системы для управления НИОКР:

• Формы документов в процессе управления программами НИОКР были унифицированы.
• Для руководства стала доступна совокупная информация для принятия управленческих решений.
• Был организован процесс электронного документооборота для согласования Предложений в план НИОКР.
• Был создан архив для хранения документации по НИОКР.
• Время коммуникаций участников в процессе управления программами НИОКР было сокращено.
• Был разработан общий подход к описанию процессов управления в Минздравсоцразвития России.

Список литературы к статье:

1. Положение об организации работ по формированию и выполнению плана научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ по заказам Минздравсоцразвития России в социально-трудовой сфере, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 171.
2. Разу М.Л и др. Управление программами и проектами. М.: ИНФРА-М, 1999. 435 с.
3. Алёшин А.В., Воропаев В.И., Любкин С.М., Михеев В.Н., Полковников А.В., Секлетова Г.И., Титаренко Б.П., Титаренко Р.Б, и др. Управление проектами: Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов по управлению проектами. - М.: СОВНЕТ - КУБС, 2001.
4. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами: Пер. с англ. М.: ДМК Пресс, 2002. 464 с.