Совершенствование организационной структуры управления федеральной целевой программой

Цель совершенствования организационной структуры управления федеральной целевой программой - обеспечение реализации программы посредством определения прав, обязанностей (функций) и ответственности участников программы в зависимости от уровней управления.

По мнению автора, состав  участников организационной структуры управления программой зависит от конкретного этапа программы, перечень которых определен жизненным циклом программы.

Уточнение и  обновление организационной структуры происходит на каждом ключевом рубеже программы в соответствии с жизненным циклом программы.

В организационной структуре управления автором предлагается выделить отдельно Направление управления программой (НУП) в рамках Дирекции программы.  Цель создания НУП - выработка основных решений по управлению программой.  Постоянные члены НУП  осуществляют общий контроль и анализ всех процессов управления мероприятиями в разрезе программы, вырабатывают предложения по оптимизации этих процессов.

Задачами НУП являются:

• эффективное планирование, управление и контроль программы, организация получения требуемых результатов в соответствии с календарным планом и в рамках намеченного бюджета;
• объединение для реализации программы необходимых элементов (навыков, дисциплин и т.д.) от других подразделений Дирекции программы для обеспечения их совместного функционирования и достижения целей программы;
• управление программой на протяжении всего жизненного цикла, обеспечивая максимальную преемственность ответственности, а также непрерывность комплексного планирования и контроля с начала программы до ее завершения;
• достижение высокой производительности исполнения программы;
• разработка организационных схем и систем управления для удовлетворения, постоянно меняющихся потребностей программы;
• разработка организационных схем и систем управления для гарантирования сотрудникам, осуществляющим управление и обеспечение программы, организационной стабильности и эффективности администрирования.

Взаимодействие НУП с другими подразделениями Дирекции программы носит систематический характер и обуславливается необходимостью:

• получения входной информации для решения своих задач;
• предоставления выходной информации Координационному совету для принятия адекватных решений по реализации программы и другим подразделениям Дирекции программы для использования в своей деятельности;
• планирования и координации совместных действий подразделений Дирекции программы;
• соблюдения установленных в Дирекции программы требований и правил, включая положения нормативной и организационно-распорядительной документации.

Формат взаимодействия НУП с подразделениями Министерства, а также сторонними организациями определяется в каждом конкретном случае исходя из специфики решаемой задачи и требований нормативной документации.

НУП осуществляет свою деятельность в рамках бюджета конкретной целевой программы, утверждаемого Директором Дирекции программы в соответствии со штатной численностью персонала и планами работ Дирекции на предстоящий период. Штатное расписание НУП утверждается по представлению Директора НУП. Состав НУП приведен на рисунке 1.

В состав НУП, по мнению автора, должны входить:

• Директор НУП;
• сектор управления программой;
• сектор сводного планирования и контроля;
• сектор системы менеджмента качества;
• Администратор НУП.

В компетенции Директора НУП находится оперативное управление деятельностью НУП, включая подготовку и выдачу рабочих заданий сотрудникам подразделения лично или через руководителей секторов направления, а также организацию внутреннего документооборота и информационного обмена, оптимизацию распределения трудовой нагрузки в НУП, методическое сопровождение и контроль работы его сотрудников.

Задачи Сектора управления программой:

• Сбор и систематизация информации о состоянии работ по программе (мониторинг программы, управленческий учет).
• Анализ причин отклонения хода работ от  плановых заданий и подготовка данных для принятия управленческих решений Координационным советом программы.
• Организация и поддержание взаимодействия участников программы.
• Координация работ участников программы на оперативном уровне.
• Разработка проектов руководящих документов для оперативного управления программой и представления их на утверждение Директору программы.
• Консолидация отчетных (справочных, презентационных и иных) материалов для представления их заинтересованным участникам программы.
• Разработка Концепции организационного развития Дирекции программы и организация работ по ее реализации.
• Уточнение Стандарта управления программой по необходимости.

Задачи Сектора сводного планирования и контроля

• Координация работ подразделений Дирекции по стратегическому планированию программы.
• Мониторинг и анализ результатов выполнения стратегического плана программы.
• Разработка Плана управления программой.
• Управление рисками программы.
• Разработка и согласование с участниками программы критериев успешного прохождения контрольных рубежей.
• Организация контроля соблюдения участниками программы выполнения условий контрактов.
• Взаимодействие с Руководителями подразделений и секторов Дирекции программы по формированию графиков работ, расстановка взаимосвязей результатов в графиках работ.
• Передача Плана управления программой в подразделения для работы.
• Формирование графика работы с поставщиками.
• Еженедельный анализ отчетности от Специалистов рабочих групп и Руководителей секторов подразделений Дирекции программы.
• Формирование отчетности для Координационного совета.
• Формирование сводного отчета по программе для Министерства.
• Анализ и классификация Запросов на изменения.
• Внесение изменений в графики программы верхнего уровня (если изменения утверждены).
• Ведение бумажного и электронного архивов программы.

Задачи Сектора менеджмента качества

• Организация и координация работ по созданию, актуализации и дальнейшему развитию нормативной базы функционирования Дирекции программы.
• Разработка и сопровождения плана обеспечения качества при выполнении программы.
• Планирование и организация проведения аудитов в подразделениях Дирекции и в организациях-соисполнителях программы.
• Организация взаимодействия участников программы по вопросам менеджмента качества.